Makalah Ilmu Administrasi ~ Contoh Makalah

BAB I

PENDAHULUAN

Ilmu Administrasi adalah suatu ilmu pengetahuan yang masih muda usianya dibanding dengan ilmu lainnya. Nanti pada akhir abad ke-19, ilmu ini muncul ditengah-tengah ilmu pengetahuan lainnya yang telah ada. Meskipun pengetahuan ilmu Administrasi ini baru saja berkembang, namun jauh sebelumnya sudah ada persoalan Administrasi, yakni semenjak manusia hidup disamping manusia lainnya.

Seperti diketahui bahwa selama hidup seseorang lebih banyak berada dalam saling pengaruhnya dengan orang lain daripada hidup menyendiri. Pada dasarnya orang tidak mampu hidup sendiri. Hampir sebagian besar kebutuhannya hanya dapat terpenuhi apabila yang bersangkutan berhubungan dengan orang lain. Hal ini terutama sekali disebabkan karena orang menghadapi pembatasan-pembatasan dalam usaha mencapai kebutuhannya(Sutarto, 1979).

Mengenai pembatasan-pembatasan yang dihadapi orang dalam usaha memenuhi kebutuhannya, Chester L. Barnard mengemukakan sebagai berikut :

Pembatasan-pembatasan pencapaian Tujuan adalah akibat 2 macam faktor, yaitu :

Pembawaan biologis atau kemampuan seseorang.
Faktor-faktor fisik lingkungan.

Sebagai contoh, ambillah kasus sederhana tentang sebuah batu yang terlalu besar untuk dipindahkan oleh seseorang. Ini dapat dinyatakan sebagai “batu terlalu besar bagi orang “ atau “ Orang terlalu kecil dibanding dengan batu “. Dalam pernyataan pertama kami mengatakan bahwa pembatasan terletak pada fisik lingkungan dari orang, dalam pernyataan kedua kami menyatakan bahwa pembatasan terletak pada kekuatan biologis orang, tetapi jelas pembatasan ada dalam keseluruhan situasi (Sutarto,1979). Menurut Sutarto, keterbatasan seperti itu dapat dihilangkan apabila yang memindahkan batu lebih dari seseorang.
Demikian pula halnya kebutuhan seseorang yang besar dan berat, untuk dapat memenuhinya maka timbul keharusan pada orang itu bekerjasama dengan orang lain. Dengan demikian terjadilah usaha kerja sama.

Dari segenap proses penyelenggaraan usaha kerja sama manusia untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhannya atau tujuannya, telah umum dikenal dalam dunia ilmu pengetahuan dengan suatu istilah “ Administrasi “.
Sudah pasti bahwa usaha kerja sama manusia seperti yang telah dikemukakan diatas telah ada sejak zaman dahulu kala misalnya, kerja sama manusia membangun Taman tergantung di Babilonia, Piramid di Mesir, Tembok Raksasa di Cina, Candi Borobudur di Indonesia dan lain-lain.

Jadi Administrasi itu telah ada sejak adanya sekelompok manusia di bumi ini yang bekerja bersama-sama karena dorongan oleh faktor keinginan maupun faktor keharusan untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan-tujuannya.
Administrasi sebagai suatu ilmu, meskipun masih muda usianya, namun karena bersifat “aplied science” atau ilmu yang bersifat terapan dalam kehidupan sehari-hari, maka memungkinkan ilmu ini berkembang dengan cepat seirama dengan kemajuan zaman, kebudayaan dan teknologi. Tetapi, sekalipun ilmu Administrasi bersifat terapan yang dapat mempermudah kehidupan manusia, belum tentu dengan sendirinya dapat memenuhi harapan masyarakat bila mana ilmu ini tidak aktif dikembangkan dan di bina sepanjang masa sesuai tuntutan masyarakat.

Ilmu Administrasi lahir karena dibutuhkan oleh masyarakat, dan lahirnya ilmu ini tidak dengan sendirinya tetapi melalui perjuangan yang cukup lama oleh para pencintanya. Selanjutnya agar ilmu ini dapat berkembang sepanjang masa dalam memenuhi kebutuhan masyarakat, maka ilmu ini memerlukan pembinaan dan pengembangan. Sudah pasti bahwa orang-orang yang menjadi pembina dan pengembang ilmu administrasi ini adalah orang-orang yang telah menspesialisasikan dirinya dalam bidang ilmu administrasi, berikut orang-orang yang membutuhkannya atau masyarakat pada umumnya.

Memang masih ada berbagai masalah yang dihadapi dalam mengembangkan dan membina ilmu administrasi ini, terutama di Indonesia, dimana ilmu administrasi belum lama dikenal baik pada perguruan tinggi maupun pada lembaga-lembaga pendidikan rendah, begitu pula dikalangan masyarakat umum.
Adapun masalah-masalah yang dihadapi dalam usaha pembinaan administrasi yang perlu mendapat pemecahan antara lain :

Masih dijumpainya beraneka ragam arti administrasi dalam literatur, begitu pula penggunaannya dalam percakapan sehari-hari.
Persamaan istilah dan persesuaian paham tentang isi yang terkandung dalam suatu istilah masih menjadi persoalan pula. Misalnya istilah “Administration” dan “Management” masih sering dikacaukan oleh sebagian penulis Amerika, kedua istilah ini disamakan artinya.
Adanya keanekaragaman istilah terjemahan untuk sesuatu istilah asing misalnya istilah “Management” di Indonesia menjadi :

Kepemimpinan oleh Lembaga Administrasi Negara.
Ketatalaksanaan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Manejemen oleh Balai Pembinaan Administrasi Universitas Gajah Mada.
Pembinaan oleh Departemen Hankam

Kedudukan Ilmu Administrasi sebagai suatu ilmu yang berdiri sendiri dan tempatnya dalam ilmu pengetahuan serta cabang-cabang.

Disamping masalah-masalah tersebut diatas, maka salah satu faktor yang belum memungkinkan kelancaran perkembangan ilmu administrasi di tanah air kita ini, ialah masih kurangnya ahli dalam bidang ilmu ini yang sungguh-sungguh bersedia menjadi pengembang dan pembina ilmu ini.

Dewasa ini semakin terasa pentingnya peranan administrasi dalam usaha-usaha kerja sama manusia termasuk dalam usaha melancarkan pembangunan nasional.

Berbagai pengalaman dalam usaha-usaha pembangunan yang telah dilaksanakan dan tidak ditunjang dengan kemampuan administrasi yang baik, telah mengalami kegagalan-kegagalan dan kemacetan-kemacetan. Tidak terdapatnya kaitan antara perencanaan dan pelaksanaan pembangunan, disebabkan oleh lemahnya kemampuan administrasi yang dimiliki.

Pada dasarnya manusia dalam berusaha mencapai sesuatu tujuan selalu menghendaki hasil yang lebih besar, dengan pengorbanan yang lebih kecil atau murah. Hal yang demikian hanya bisa dicapai apabila manusai di dalam usahanya itu menerapkan asas efisiensi. Dengan kata lain ia harus mengadministrasi usahanya sebaik-baiknya agar usahanya itu memberikan hasil yang maksimal.

Betapa pentingnya administrasi dalam usaha kerja sama manusia ini, dapat dilihat dari beberapa pendapat dari para ahli di bawah ini :

Charles A. Beard berkatakan bahwa “ tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari Administrasi. Kelangsungan hidup pemerintah yang berdab dan malahan kelangsungan hidup dari peradaban itu sendiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu filsafat Administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern (Siagian,1977).
Prof. Dr.Mr. Prajudi Atmosudirdjo, dalam bukunya “Office Management” mengatakan bahwa, “Tidak ada didunia ini orang yang mencapai sukses besar jikalau dia hanya pandai bekerja sendirian, dia harus pandai bekerja sama dengan orang lain. Dengan kata lain dia harus pandai organisasi, management, dan tata usaha” ( Dinyatakan beliau bahwa organisasi, management, dan juga tata usaha adalah kandungan daripada Administrasi ). (Atmosudirdjo,1975).
Dr.S.P. Siagian MPA. (1977) dalam bukunya “Filsafat Administrasi“ mengatakan pula bahwa “ Memang sesungguhnya abad sekarang ini adalah abad administrasi. Abad Administrasi karena keputusan dibidang politik, ekonomi, kebudayaan, militer dan lain-lain hanya akan ada artinya apabila keputusan tersebut terlaksana dengan efisien dan ekonomis”.

Apabila dianalisis pendapat ahli-ahli tersebut diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa usaha kerja sama apapun yang dilakukan oleh manusia mulai dari yang paling sederhana sampai pada usaha-usaha yang paling besar dan kompleks, baik usaha itu dilakukan oleh swasta maupun yang dilakukan oleh negara atau pemerintah seperti usaha-usaha dibidang pembangunan nasional, hanya dapat berhasil dengan sukses apabila ditunjang oleh kemampuan administrasi yang baik.

BAB II

PENGERTIAN ADMINISTRASI

A. Administrasi Secara Etimologis

Secara etimologis perkataan Indonesia “Administrasi” yang bahasa Inggrisnya “Administration”, berasal dari kata Latin, yaitu : “Ad + ministrare” dan “Administratio”. Ad + ministrate berarti melayani, membantu atau memenuhi (The Liang Gie, 1965). Sedangkan Administratio berarti pemberian bantuan, pelaksanaan, pimpinan, dan pemerintahan. (Atmosudirdjo, 1986) Jadi, Administrasi pada hakekatnya adalah usaha untuk menolong, usaha untuk membantu, usaha untuk memimpin atau mengarahkan semua kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

B. Administrasi dalam Arti Sempit

Perlu dipahami bahwa istilah Administrasi di Indonesia masih sering dipakai dalam arti “Tata Usaha”. Pengertian yang demikian ini merupakan warisan dari zaman penjajahan Belanda. Pada zaman penjajahan Belanda dahulu, istilah Belanda “Administratie” disalin kedalam Bahasa Indonesia menjadi “Administrasi”.
Administratie dalam Bahasa Belanda ini pada umumnya diartikan sebagai “Elke steiselmatige ordening en schriftelijke vastlegging van gegevens, samengesteld met het doel een overzicht van deze gegevens te verkrijgen in hun geheel en hun onderling verband “. (Setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain) (The Liang Gie,1972). Sebenarnya pengertian administratie yang demikian baru merupakan salah satu aspek cakupan istilah administratie. Karena masih ada dua aspek lainnya yang merupakan cakupannya, yakni: “bestuur” atau manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi, dan “beheer” atau manajemen dari sumber-sumber daya seperti: finansial, personil, materiil, gudang, dan sebagainya. Hanya saja yang lebih populer di kalangan bangsa Indonesia sebagai pihak yang dijajah ialah pengertian administratie dari aspek tata usaha. (Atmosudirdjo,1986)

Jadi, pengertian Administratie yang dikenal luas di Indonesia ialah tata usaha. Oleh karena itu, sampai sekarang di Indonesia istilah “Administrasi” masih sering diartikan sebagai tata usaha atau pekerjaan tulis-menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan.

Pengertian Administrasi sebagai kegiatan tulis menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan itu , dijelaskan oleh Harris Muda Nasution dalam bukunya “ Kursus Pengetahuan Administrasi “, sebagai berikut :
“ Dalam arti yang sempit bahkan pengertian sehari-hari, maka Administrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha ialah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan mencatat / membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi di dalam organisasi. (The Liang Gie,1972)

Arifin Abdulrachman (1971) mengemukakan pula bahwa, Administrasi dalam arti tata usaha kegiatannya meliputi penerimaan surat, penyimpanan surat, korespondensi, penduplikasian, penctatan-pencatatan pada buku-buku atau kartothik, pokoknya segala macam pekerjaan yang ada hubungannya dengan apa yang dinamakan pekerjaan kertas, bahkan yang meliputi juga pekerjaan-pekerjaan penelponan dan penerimaan tamu.
Berdasarkan pendapat kedua ahli tersebut diatas, maka dapatlah dimengerti bahwa pengertian administrasi dalam arti sempit meliputi perbuatan tulis-menulis, catat-mencatat, yang kesemuanya merupakan kegiatan penyediaan bahan keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Kegiatan-kegiatan yang demikian itu dalam bahasa Indonesia telah lazim dipergunakan istilah “ Tata Usaha “.

C. Administrasi dalam Arti Luas

Dua istilah yang mirip tulisan dan bunyinya, namun berbeda makna dan isinya, yaitu “Administratie” (Bld) dan “Administration” (Ing), sama-sama disalin dalam satu istilah bahasa Indonesia yaitu “Administrasi”, maka istilah yang kemudian ini mempunyai dua pengertian yaitu :(1) Administrasi dalam pengertian sama dengan pengertian administratie atau yang lebih dikenal dengan kegiatan tatausaha, dan (2) Administrasi dalam pengertian sama dengan administration. Untuk pengertian yang pertama kiranya telah jelas diuraikan di atas, sedangkan pengertian yang kedua inilah yang akan di bahas pada bagian berikut.

Administration mempunyai pengertian dan skop yang lebih luas dari pada administratie dilihat dari aspek tatausaha saja. Jadi, pengertian administrasi yang dimaksudkan di sini adalah pengertian yang lebih luas yang sekaligus mencakup tata usaha. Dalam hubungan ini, akan dikemukakan beberapa definisi dari kalangan ahli administrasi dan manajemen sebagai berikut :

Dwight Waldo (1971) mengemukakan bahwa : Administrasi adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rationaliteit yang tinggi.
William H. Newman (1963) berpendapat bahwa : Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan dari pada usaha dari sekelompok individu menuju pencapaian Tujuan bersama.
Dr. S.P. Siagian MPA (1977) berpendapat bahwa : Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai Tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Drs. The Liang Gie dan Drs. Sutarto (1977) mengemukakan pula bahwa : Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.

Bila diteliti secara cermat definisi-definisi tersebut diatas maka sesungguhnya Administrasi adalah rangkaian kegiatan atau proses yang :

Dilakukan oleh sekelompok orang (dua orang atau lebih).
Berlangsung dalam suatu bentuk kerja sama.
Dimaksudkan untuk mencapai Tujuan tertentu yang telah ditetapkan.

Ketiga faktor tersebut dapat disingkat menjadi sekelompok orang, kerja sam, tujuan tertentu. Ketiga faktor inilah yang lazim dikenal sebagai unsur mutlak dari pada Administrasi.

Administrasi merupakan rangkaian kegiatan (proses) yang wujudnya: merencanakan, memutuskan, menyusun, mengatur, memimpin, mengurus, mengarahkan, membimbing, menselaraskan, mengendalikan, mengawasi, meyempurnakan dan kegiatan-kegiatan semacam itu. Untuk ringkasnya kegiatan-kegiatan semacam itu tercakup dalam suatu istilah yaitu yang disebut ”menata” atau “penataan”. Oleh karena itu kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam pengertian Administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan. (The Liang Gie & Sutanto,1977)

Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Sebagaimana diketahui bahwa tujuan yang hendak dicapai dan sifat suatu kerja sama dapat bermacam-macam. Demikian juga jumlah dan susunan orang-orang yang bekerja sama dapat berbeda-beda pula. Selanjutnya usaha itu dapat pula berlangsung pada waktu dan tempat yang berlain-lainan. Tetapi pada setiap kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang pasti terdapat rangkaian kegiatan penataan yang mengarahkan kepada pencapaian tujuan. Rangkaian kegiatan penataan ini sebagai suatu kebulatan kini biasanya menjadi fungsi seseorang atau beberapa orang pejabat. Atau dengan perkataan lain Administrasi sebagai fungsi dijalankan oleh setiap orang yang berkedudukan sebagai pucuk pimpinan suatu usaha kerja sama manusaia atau “Ketua Organisasi”. Yang dinamakan “Administrator”. Jadi Administrator adalah kepala yang tertinggi di dalam organisasi. Tetapi tidaklah berarti bahwa Administratorlah yang satu-satunya berperan sebagai pelaksana fungsi Administrasi, melainkan dilaksanakan juga oleh pejabat-pejabat yang berada dibawahnya berdasarkan pelimpahan dari Administrator tadi.

Perlu diketahui bahwa Administrasi yang merupakan rangkaian kegiatan penataan, merupakan pekerjaan penunjang pelaksanaan pekerjaan substansuif. Kelompok pekerjaan yang dilakukan dengan rangkaian kegiatan subtantif dinamakan “pekerjaan pokok” atau “pekerjaan induk” yaitu pekerjaan yang langsung bertalian dengan tujuan yang hendak dicapai.

Untuk menegaskan perbedaan antara rangkaian kegiatan penataan dan rangkaian kegiatan substansif, dapat diberikan contoh sebagai berikut :
Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan oleh suatu universitas yang bertujuan menghasilkan sarjana, maka yang termasuk rangkaian kegiatan pekerjaan subtantif, antara lain meliputi kegiatan seperti :

Mengajarkan suatu mata kuliah
Menguji mahasiswa
Melakukan penelitian
Melaukan pengabdian kepada masyarakat
Membuat skripsi
Mengarang Buku

Sedangkan yang termasuk rangkaian kegiatan penataan antara lain :

Membuat rencana kerja tahunan.
Membagi tugas antara pengajar.
Menyusun kalender akademis.
Menyusun jadwal perkuliahan.
Mengatur ujian.
Mengatur/megurus tersedianya alat peraga, ruang kuliah dan lain-lain.
Menghimpun dan menyampaikan informasi dari pimpinan universitas kepada para pengajar.
Mengurus kenaikan pangkat para pengajar.
Berusaha menemukan cara kerja yang lebih baik.

Contoh lain ialah proses produksi yang ditujukan untuk mengahasilkan suatu barang pabrik, rangkaian perbuatan pekerjaan subtantif, misalnya :

Mencampurkan bahan-bahan yang diperlukan.
Menjalankan mesin pengolahnya.
Menambahkan warna yang diperlukan.
Memotong menjadi sesuatu bentuk dan ukuran sampai barang itu benar-benar selesai.

Sedangkan proses penataan miasalnya :

Perbuatan-perbuatan mengatur pemakain tenaga buruh.
Mengurus keuangan pabrik itu.
Mengadakan catatan-catatan mengenai hasil produksi.
Memperhatikan tanggapan-tanggapan masyarakat terhadap barang yang dihasilkan. (The Liang Gie & Sutanto, 1977)

Dalam praktek, tidak ada Administrasi apabila tidak ada pekerjaan pokok atau pekerjaan induk. Dengan demikian proses Administrasi selalu berkaitan dengan pekerja pokok.
Selain daripada itu, dalam praktek akan tampak bahwa proses Administrasi dilakukan lebih awal, bersamaan dan lebih akhir dari pada pekerjaan pokok. Atau pekerjaan induk. Keadaan ini dapat digambarkan sebagai berikut :

 Penentuan Tujuan ADM Kegiatan Pokok Tujuan ADM
ADM Tercapai

Administrasi sebagai rangkaian kegiatan penataan di dalam pelaksanaanya bila diteliti terlihat adanya unsur-unsur yang menurut The Liang Gie unsur-unsur tersebut terdiri atas 8 macam , yaitu :

Organisasi: adalah unsur pertama dari Administrasi yang merupakan wadah dimana kegiatan–kegiatan administrasi dijalankan. Dalam organisasi dikelompokkan ortang-orang, tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jaawab serta hubungan diantara para pekerja atau unit-unit tugas.
Manajemen: adalah rangkaian perbuatan menggerakkan orang-orang dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama betul-betul tercapai.
Komunikasi: rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu pihak kepeda pihak lain dalam usaha kerjasama yang bersangkutan.
Kepegawaian: rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama yang bersangkutan.
Keuangan: rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
Perbekalan: rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai kepada penyingkiran benda-benda perlengkapan dalam usaha kerjasama.
Tatausaha : rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukkan dalam usaha kerjasama.
Hubungan masyarakat: rangkaian kegiatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerja sama yang bersangkutan

Unsur-unsur yang disebutkan di artas terdapat dalam usaha kerja sama pada umumnya, apapun tujuan dan corak usaha kerja sama itu. Pemisahan unsur-unsur itu hanyalah untuk kebutuhan analisis teoritis sebab dikenyataan sehari-hari unsur-unsur itu hanyalah untuk kebutuhan analisa teoritis sebab di dalam kenyataan sehari-hari kegiatan dari unsur-unsur ini saling jalin menjalin satu sama lain, karena memang administrasi adalah merupakan suatu kebulatan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
Kiranya jelas bagi kita bahwa pengertian Administrasi yang dikemukakan kemudian ini, mencakup 8 unsur yang merupakan satu kesatuan, dimana salah satu unsurnya adalah tata usaha (rangkaian kegiatan catat mencatat, yang menyangkut keterangan), yang sering juga diistilahkan sebagai Administrasi.
Untuk mencegah kekacauan pengertian, dan dalam rangka pengembangan dan pembinaan administrasi di Indonesia, kiranya perlu penertiban pengertian dan penggunaan istilah Administrasi ini. Untuk maksud tersebut, maka pengertian “administratie” dari bahasa Belanda yang menyangkut kegiatan catat-mencatat pelbagai keterangan, kita gunakan istilah “tata usaha”. Dan untuk pengertian “Administrasi” kita tetap persamakan dengan pengertian “Administration” (Inggris), yang didalam buku ini didefenisikan sebagai segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
Rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan dalam suatu organisasi tidak berlangsung dalam keadaan lepas dari lingkungannya, sebaliknya berlangsung dengan dipengaruhi lingkungan. Faktor-faktor lingkungan ini walaupun tidak termasuk Administrasi, tetapi berpengaruh ikut menentukan apakah suatu administarasi akan berhasil mencapai tujuannya atau tidak.
Yang termasuk faktor lingkungan yang mempengaruhi berlangsungnya Administrasi ini menurut F.E. Kast dan James E. Rosenzwig, antara lain :
1. Kebudayaan 6. Kependudukan
2. teknologi 7. Sumber fisik
3. Pendidikan 8. Sosial
4. Politik 9. Ekonomi
5. Hukum
Proses usaha kerja sama manusia menuju pencapaian tujuan yang mencakup segenap faktor-faktor, pengertian, unsur-unsur serta pengaruh lingkungan Administrasi menurut The Liang Gie, 1977 dapat digambarkan sebagai berikut :

Keterangan :
O : Organisasi K : Keuangan
M : Management P : Perbekalan
K : Komunikasi T : Tata Usaha
K : Kepegawaian H : Hubungan Masyarakat

BAB III

PENGERTIAN MANAJEMEN

A. Arti Manajemen Secara Etimologis

Istilah manajemen yang bahasa Inggrisnya “management”berasal dari beberapa bahasa seperti: (1) Bahasa Latin,yakni “managiere” yang artinya melakukan, melaksanakan, mengurus sesuatu (Tanthowi, 19830); (2) Bahasa Italia, “maneggiare”artinya melatih kuda atau secara harfiah berarti mengendalikan = to handle (Silalahi, 1989); (3) Bahasa Prancis, yaitu “manege” atau “manage” artinya tindakan membimbing, memimpin, mengemudikan, mengurus, memerintah dan kata manage juga berarti “tempat latihan kuda”, “penjinakan kuda” (Tanthowi, 1983, Atmosudirdjo, 1986) ; (4) Bahasa Inggris sendiri istilah itu dikenal dengan “management” yang bentuk infinitifnya adalah “to manage” yang berarti menangani, mengendalikan, menguasai, mengurus, menyelesaikan sesuatu (Atmosudirdjo, 1986).

Apabila diperhatikan secara cermat kegiatan-kegiatan yang dikandung dari istilah asal usul manajemen tersebut diatas, yakni : melakukan, melaksanakan, mengurus, mengendalikan, membimbing, memimpin, mengemudikan, memerintah. melatih, menguasai, dan menyelesaiakan, ternyata mempunyai kesamaan dengan kegiatan-kegian yang dikandung oleh istilah “menata” atau “penataan”yang merupakan kegiatan administrrasi. Jadi, memang wajar kalau ada pandangan dari beberapa ahli yang menyamakan istilah administrasi dengan manajemen.

B. Definisi Manajemen

Berikut ini dikemukakan beberfapa definisi manajemen menurut para ahli dibidang ini.
Frederick Winslow Taylor, sebagai bapak manajemen ilmiah memberi rumusan manajemen seperti ini: “Management, the art of management, is defined as knowing axactly what you whant to do and the seeing that they do it in the best and cheapest way ( Tanthowi. 1983).Artinya: Manajemen, seni dari manjemen diartikan sebagai kepandaian yang sungguh-sungguh tentang apa yang dikehendaki dari menyuruh orang mengerjakan sesuatu dan mengawasi mereka mengerjarkan sesuatu dengan sebaik-baiknya dan dengan cara yang paling murah.

Menurut George R. Terry dalam bukunya: The Principle of management, mengatakan: “Management is a distinct procece consisting of planning, organizing,actuating, and controlling, utiliting in each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives”( Manajemen adalah suatu proses yang membeda-bedakan atas: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan Tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya) (Handaya ningrat, 1982)

Sheldon (dalam Tanthowi, 1983) dalam bukunya “The Philosophy of Management” memberikan rumusan manajemen seperti ini: “mangement proper is function in the indudusty conderned in the execution of policy : within the limits set up by administration and the employment of the organization for the particular objecks set before it” (Manajemen adalah fungsi dalam industri yang berhubungan dengan kebijaksanaan dalam batas-batas yang telah ditetapkan dalam administrasi dan penggunanaan organisasi untuk sasaran-sasaran tertentu sebagaimana ditetapkan sebelumnya).

Selanjutnya Siagian (1977) merumuskan manajemen sebagai “kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian Tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
Akhirnya, Manullang (1996) menegaskan bahwa “Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumberdaya untuk mencapai Tujuan yang sudah ditetapkan.

Apabila dicermati semua pendapat di atas, maka dapat ditawarkan satu definisi manajemen yang lebih sederhana , yaitu: “Manajemen adalah suatu seni dan ilmu tentang cara mengatur, memimpin, dan mengendalikan semua sumber (resources) dalam rangka mencapai hasil atau Tujuan tertentu.
Dari definisi tersebut dapat dilihat bahwa disamping manajemen sebagai seni juga sebagai ilmu. Manajemen sebagai seni dapat diartikan sebagai suatu praktek. Memang, manajemen itu telah dipraktekkan pada pekerjaan-pekerjaan tertentu dalam berbagai macam organisasi baik di bidang pemerintahan mau pun dibidang swasta, jauh sebelum manajemen itu sendiri lahir sebagai suatu ilmu. Dalam hubungan ini, Drucker (1982) mengatakan telaah manajemen tidak lebih tua daripada manajemen itu sendiri – artinya, barusaja dimulai. Manajemen sebagai seni ditandai oleh pengalaman-pengalaman, dugaan ataupun kemampuan alamiah berupa skill atau keahlian, kemahiran yang timbul dari dalam diri seseorang untuk mewujudkan hasil kerja tertentu.

Manajemen juda sebagi ilmu, meskipun demikian tidaklah sepenuhnya sebagai ilmu. Pekerjaan manajer dapat dianalisis dan diklasifikasi secara sistematis. Jadi, ada aspek ilmiah dalam manajemen dan ada cirri-ciri professional. Unsur-unsur manajemen dapat dianalisis, di organisasikan secara sistematis dan dapat dipelajari oleh siapa pun yang mempunyai kecerdasan normal.

Dari definisi yang ditawarkan terlihat adanya kegiatan seperti mengatur, memimpin,dan mengendalikan. Hal ini, memberikan indikasi bahwa kegiatan manajemen itu selalu didasarkan pada upaya-upaya yang teratur atau sistematis, rasional dan dapat dipertanggungjawabkan hasilnya. Ketiga kata itu pada hakekatnya mempunyai makna yang dapat mewakili fungsi-fungsi manajemen, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan

Sedang yang dimaksud dengan semua sumber (resources) dalam definisi itu adalah meliputi: tenaga kerja (man), sumber biaya (money), material atau bahan-bahan (materials), peralatan dan mesin (machine),cara kerja (method), pemasaran (market) atau pelayanan (service).
Dengan demikian manajemen itu merupakan rangkaian kegiatan atau proses kegiatan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan untuk mencapai hasil atau tujuan dengan memanfaatkan sumber-sumber yang ada seperti tenaga kerja, biaya, bahan-bahan, peralatan, cara-cara kerja, pemasaran atau pelayanan dengan efisien dan efektif.

BAB IV

PANDANGAN AHLI TENTANG ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

A. Sejarah Asal Usul Istilah Administrasi dan Manajemen

Menurut Atmosudirdjo (1986), aministrasi lebih popular dibanding dengan manajemen dikalangan bangsa-bangsa Eropa Barat Kontinental terutama di Nederland, Jerman, Prancis , dan Italia. Negara-negara ini pernah mendapat pengaruh kuat kekuasaan kerajaan Romawi selama 1000 tahun lebih. Kerajaan Romawilah yang memperkenalkan penggunaan istilah administrasi ini pada bangsa-bangsa yang ada dibawah kekuasaannya dan sekaligus dengan penerapannya dalam kegiatan pemerintahan dan dalam kegiatan sosial maupun dalam kegiatan perusahaan-perusahaan. Di zama Romawi seorang administrator (pengelola, pengurus, pemimpin) adalah seorang yang telah mendapat kepercayaan mengurus suatu kesatuan organisasi, harta benda berikut personilnya.

Administrasi di Italia dikenal dengan istilah “aministrazione”, di Perancis dikenal dengan “administration”, sedang di Belanda dikenal dengan “administratie”, Istilah-istilah ini sesungguhnya merupakan hasil perkembangan dari istilah “administratio” (bahasa Latin). Di zaman Romawi istilah adminitratio mencakup administrare (tatausaha) dan administro (leadership, manajemen).

Di Zaman keemasan Negara Romawi dengan pusat ibu kota Roma, system administrasi telah berfungsi dengan baik. Sistem social, ekonomi, dan kenegaraan diatur berdasarkan pola-pola tertentu yang dinamakan “system administratio”.Unit-unit organisasi seperti dinas-dinas pemerintahan, badan-badan social, perusahaan-perusahaan, dan lain-lain masing-masing merupakan suatu administration atau unit administrasi yang dipimpin oleh administrator. Administrator ini bertanggung jawab kepada pemilik unit organisasi (magister, majikan, atasan) yang memberikan tugas dan kewajiban kepadanya. Agar administrator dapat menjalankan tugasnya dengan baik, maka dia harus menjalankan kegiatan-kegiatan seperti:

Administer = melayani, mentaati terhadap majikan dan melakukan segala sesuatu sesuai dengan kehendak atau kebijakan atasannya itu.
Administrare = menyelenggarakan tatausaha seperti registrasi, korespondensi, dan kearsipan.
Administro = menggerakkan personil dalam rangka menjalankan kegiatan organisasi yang dipimpin, yang berarti memimpin, mengemudikan, mengatur (Atmosudirdjo, 1986).

Bangsa Indonesia yang pernah berada di bawah kekuasaan pemerintah Belanda lebih mengenal istilah “administratie” dari pada istilah yang lainnya. Hanya saja makna istilah administratie yang lebih popular di kalangan bangsa Indonesia ialah makna administrasi dari aspek tatausaha. Hal ini, terjadi karena sebagian besar bangsa Indonesia yang bekerja pada pemerintahan Belanda menempati posisi Juru tulis, juru arsip atau aktivita-aktivita yang lebih dikenal dengan “tatausaha”. Pada hal, sesungguhnya istilah administratie itu jauh lebih luas maknanya dari itu, sama pengertiannya dengan istilah “administration” seperti telah dikemukakandi atas. Untuk jelasnya ruang lingkup kegiatan daministratie menurut Atmosudirdjo (1986) meliputi: (1) Stelsel matige verkrijging, en verwerking van gegevens atau di dalam bahasa Indonesian dinamakan “tatausaha”;(2) Bestuur yang berarti manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi; dan (3) Beheer adalah manajemen dari sumber-sumber daya (finansial, peronil, material, gudang,dan sebagainya).

Dengan demikian, jika seorang Belanda atau Jerman berbicara tentang keberesan administrasi, maka yang dimaksud adalah keberesan tatausaha, organisasi, dan manajemen dari instansi atau perusahaan yang bersangkutan (Atmosudirdjo,1986).

Berbeda di Inggris, meskipun pernah berada dibawah kekuasaan Romawi, tetapi suku-suku bangsa Inggris tidak mau tunduk pada pemerintah Romawi kecuali segelintir saja yang ikut menyesuaikan diri dengan kebudayaan Romawi, misalnya London (Londinium). Pada waktu bangsa Romawi mengundurkan diri ke Roma, tidak ada kebudayaan berupa cara hidup yang ditinggalkan, yang ada hanya peninggalan berupa benteng-benteng, jalan raya, dan saluran air saja. Jadi, masyarakat Inggris tidak mengenal pranata “administrasi” seperti bangsa-bangsa Eropa Barat Kontinental gaya Romawi.

Bangsa Inggrislah yang mengembangkan budaya “manajemen” yang dia terima dari bangsa Norman (1066). Setelah kekuasaan bangsa Romawi berakhir di Inggris, Inggris kembali dikuasai oleh bangsa Norman yang bersal dari Normandy di Prancis Barat laut. Bangsa ini adalah keturunan bangsa Viking yang menetap di pesisir barat laut Prancis sejak tahun 800. Mereka terkenal sebagai bangsa Barbar (artinya tidak pernah mendapat pendidikan Romawi), kasar, tetapi praktis, dan prgmatis sifatnya. Mereka membentuk kerajaan kecil yang sangat baik organisasinya menurut ukuran pada waktu itu. Satu-satunya negara yang mempunyai system poemerintahan yang di desentralisir secara baik, menganut system feodalisme, menjalankan cara-cara pengurusan negara yang praktis dan gesit. Tradisi dan jiwanya hingga sekarang masih menjadi salah satu ciri khas bangsa Inggris. Pengaruh pendudukan bangsa Normandi terhadap bangsa Inggris sangat besar, karena dengan pendudukan itu, bangsa Inggris baru mulai memiliki peradaban yang lebih tinggi.

Bangsa Inggris lebih mengenal pranata manajemen dari pada pranata administration. Dalam mengatur kehidupan, mereka mengenal dan mengutamakan manajemen. Manajemen dipandang sebagai suatu keahlian. Suatu yang dijalankan oleh seseorang yang banyak akalnya. Istilah “manajer” diberikan kepada seseorang yang diberi tanggungjawab memimpin atau mengurus sesuatu seperti: tugas, lembaga, usaha, termasuk tugas parlemen. Istilah ini, ada hubungannya dengan istilah “manage”(Prancis) yang berarti tempat pelatihan kuda atau tempat penjinakan kuda. Hal ini, juga mempunyai hubungan dengan bangsa Norman yang terkenal dengan kaveleri kudanya yang hebat pada waktu menyerbu Inggris.

Bangsa Inggris terkenal sebagai bangsa yang pandai politik dan ulet mengembangkan koloni-koloni untuk menguasai dunia. Orang-orang inggris gesit didalan menarik manfaat dari situasi-situasi. Mereka ulet mengembangkan kekukatan-kekuatan di mana mungkin dengan cara sederhana. Di bidang urusan pemerintahan, perniagaan, dan sebagainya mereka mengandalkan orang-orang yang dapat bertindak sebagai manajer (petugas, penyelenggara) yang menjalankan manajemen (dengan penuh akal dan siasat) yang pada umunnya setia dan jujur kepada sesama Inggrisnya. Jiwa politik dan manajemen inilah yang kemudian mereka bawah keluar sewaktu mengembangkan koloni-koloni, yakni Amerika, Kanada, Australila, dan sebagainya. Sehingga semua bekas jajahan Anglosakson seperti Singapura, Malaysia, Pilipina, Australia, dan sebagainya lebih mengenal pranata manajemen dari pada pranata Administrasi.

Bagaimana kita di Indonesia? Indonesia adalah bekas jajahan negara Eropa Kontinental yang lebih mengenal pranata administarasi dari pada pranata manajemen. Karena itu, kita juga terpengaruh oleh hal itu. Namun demikian, kita juga memiliki beberapa ilmuan yang pernah menimbah ilmu di negara-negara Anglosakson sepertidi Amerika, Inggris, Australian, dan lain-lain yang mengembangkan pranata manajemen tadi. Mereka ini memperkenalkan pranata manajemen di dalam negeri kita sebagai pembaharuan baik sebagai ilmu maupun sebagai fungsi yang dipraktekkan di lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta. Sehingga di Indonesia kedua pranarta ini sama-sama dipakai sebagai alat pengelolaan suatu lembaga atau organisasi dan oleh sebagian ilmuan di bidang ini memandang sebagai dua hal yang berbeda tetapi yang satu merupakan bagian dari yang lainnya. Atau dengan perkataan lain administrasi dan manajemen berbeda, namun, keduanya merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan karena manajemen merupakan salah satu aspek terpenting dari administrasi

B. Pandangan Ahli tentang Administrasi dan Manajemen

Bagaimana pandangan para ahli administrasi tentang administrasi dan manajemen ? Apakah administrasi sama dengan manajemen ? Atau manajemen merupakan bagian dari administrasi atau sebaliknya? Dalam perkembangan administrasi dan manajemen hingga dewasa ini, memang masih menunjukkan perbedaan pendapat mengenai pertanyaan tersebut di atas. Perbedaan pendapat terhadap administrasi dan manajemen yang demikian didakui oleh beberapa ahli. Dale Yoder, misalnya mengatakan “perdebatan telah lama dipusatkan pada masalah-masalah apakah “administrasi atau manajemen” yang merupakan istilah yang lebih luas, yang mana mencakup yang lain?

Pandangan yang melihat administrasi sama dengan manajemen didukung oleh ahli misalnya William H. Newman dan M.E.Dimock. Newman (1963) sama sekali tidak membedakan antara administrasi dan manajemen. Bahkan mempersamakan keduanya. Hal ini, terlihat pada buku yang ditulisnya yang berjudul “Administrative Action”. Namun isi buku tersebut ialah “The Techniques of organization and Management”. Demikian pula Dimock dan Koenig (1960) tidak membedakan antara administrasi dan manajemen. Hal ini ditunjukkan dengan definisi administrasi yang dikemukakannya, yakni: “administration (or management) is a planned approach to the solving of all kind of problems in almost every individual or group activity both public or private” (administrasi (atau manajemen) adalah suatu pendekatan yang terencana terhadap pemecahan semua macam masalah yang kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok baik negara maupun swasta).

Pandangan yang mempersamakan antara administrasi dan manajemen ini, juga didukung oleh realita penggunaan kedua istilah itu secara silih berganti. Misalnya, antara “personal administration” dengan “personnel management”, antara “office administration” dengan “office management”, antara “finansial administration” dengan “finansial management” dan antara “marketing administration” dengan “marketing management”.

Pandangan yang melihat manajemen sebagai bagian dari administrasi dapat dikemukakan sebagai berikut .

Dalton E Mc. Farland dalam bukunya “Management, Principles and Practices” membedakan arti administrasi dan manajemen, namun yang satu merupakan bagian dari yang lainnya dengan menegaskan sebagai berikut “administration refers to the determination of mayor aims and policies, were as management refers to the carrying out of operations designed to accomplish the aim and effectuate policies” yang artinya administrasi ditujukan terhadap penetuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya, sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan (Handayaningrat, 1982).
Ordway Tead melihat administrasi sebagai sesuatu yang terdiri atas organisasi dan manajemen. Ia menegaskan bahwa “administration is the process and agency which responsible for the determination of the aims for which an organization and its management are to strive …etc” (Administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggungjawab terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan dan sebagainya)(Handayaningrat, 1982).
Albert Lepawsky (1960) mempunyai pandangan yang sama di atas dengan mengatakan “administrasi use in the broad sense to include organization and management. Management is the force which leads, and dirtects an organization in the accomplishment of a predetermined object (administrasi digunakan dalam arti luas meliputi organisasi dan manajemen. Manajemen adalah kemampuan memimpin memberi petunjuk dan membimbing suatu organisasi dalam mencapai suatu tujuan yang ditentukan terlebih dahulu).
S.P. Siagian (1977) dalam bukunya yang berjudul “Filsafat Administrasi” mengemukakan bahwa “manajemen merupakan inti dari administrasi karena manajemen merupakan alat pelaksana utama dari administrasi” Selanjutnya beliau menegaskan bahwa antara administrasi dan manajemen tidak dapat dipisah-pisahkan, hanya kegiatan-kegiatannya yang dapat dibedakan. Dilihat dari segi fungsional administrasi mempunyai dua fungsi utama, yakni: (1) menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai (organization goal), (2) menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi (general and overall policies). Sedang manajemen pada hakekatnya berfungsi untuk melakukan semua kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah ditentukan pada tingkat administrasi. Dalam hubungan ini, manajemen boleh saja menentukan tujuan tetapi sifatnya departemental atau sektoral. Demikian pula kebiksanaan yang ditentukan pada tingkat manajemen bersifat khusus atau pelaksanaan. Dari pandangan ini, beliau menegaskan bahwa administrasi lebih luas dari manajemen, bahkan manajemen itu merupakan aspek dari administrasi.
Arifin Abdulrachman (1969) mengatakan dalam bukunya yang berjudul “Leadership”, setiap administrasi atau penyelenggaraan kegiatan-kegiatan itu mempunyai tiga aspek yang dapat dibedakan satu-sama lain, yakni : (1) aspek formulasi kebijaksanaan, (2) aspek manajemen, dan (3) aspek pelaksanaan (operation). Selanjutnya dijelaskan beliau ketiga aspek tersebut seperti ini . “formulasi kebijaksanaan administrasi (administrative policy) dibuat oleh pimpinan dari badan administrasi (negara,swasta) dan membuat ketentuan-ketentuan mengenai sasaran-sasaran dan tujuan-tujuan pokok yang hendak dicapai serta cara-cara penyelenggaraan kegiatan untuk mencapai sasaran dan tujuan-tujuan pokok yang telah ditentukan itu. Manajemen adalah kegiatan-kegiatan untuk mencapai sasaran-sasaran dan tujuan pokok yang telah ditentukan itu dengan menggunakan orang-orang pelaksana. Kegiatan-kegiatan manajemen dan sistematika penggolongannya banyak macam ragamnya. Misalnya menurut beliau sendiri ada lima, yaitu: (1) perencanaan, (2) pengorganisasian, (3) Penempatan , (4) penggerakan, dan (5) pengawasan.. Sedang kegiatan operation adalah kegiatan yang benar-benar melaksanakan apa yang telah direncanakan oleh manajemen. Kegiatan-kegiatan ini memadukan tenaga kerja (skill), bahan-bahan informasi, alat kerja, uang, tempat kerja, dan waktu sehingga akhirnya mempunyai produk yang dinamakan hasil kerja (barang dan jasa). Kaarena fungsinya memadukan unsur-unsur kerja, maka operation mempersoalkan proses kerja, metode kerja, teknik kerja atau carakerja. Dari pandangan ini , Arifin Abdulrachman berpendapat bahwa dalam setiap administrasi selalu ada manajemennya. Bahkan manajemen adalah inti dari administrasi. Seperti pandangan Siagian, Arifin Abdulrachman juga berpendapat bahwa administrasi itu lebih luas volume kegiatannya dari manajemen, Karena tidak hanya mencakup kegiatan manajemen, akan tetapi mencakup juga kegiatan-kegiatan pembuatan kebijaksanaan administrasi dan kegiatan operation.

C. Kesamaan Konsep antara Administrasi dan Manajemen

Ditinjaudari berbagai sudut pandang, maka terdapat beberapa kesamaan konsep antara administrasi dan manajemen. Hal-hal inilah yang memungkinkan beberapa ahli memandang sama antara administrasi dan manajemen. Hal-hal yang dimaksud menurut Silalahi (1989) adalah sebagai berikut:
1. Kesamaan sifat.
Baik administrasi maupun manajemen memiliki sifat-sifat yang sama antara lain: (1) bersifat seni dan ilmu; (2) dinamik, artinya keduanya berkembang sejalan dengan perkembangan kehidupan manusia, kebudayaan, teknologi; (3) integratif, artinya keduanya memiliki kemampuan mengintegrasikan diri dari kecenderungan munculnya disintegrasi dan spesialisasi dari berbagai disiplin keilmuan; (4) bersifat normatif, artinya kegiatan-kegiatannya didasarkan pada nilai-nilai, etika, prosedur, tata urutan; (5) bersifat teleologi, artinya keduanya memberi kemampuan memprediksi kemumgkinan yang akan timbul dari kegiatan kerjasama sehingga apa yang direncanakan cenderung akan tercapai.
2. Kesamaan prinsip
Prinsip yang dimaksud di sini ialah efisiensi dan efektivitas usaha kegiatan kerjasama dalam pencapaian tujuan.
3. Kesamaan Ciri atau karakteristik
Dalam hal, ini antara lain adanya:

Sekelompok orang
Kerja sama atas dasa pembagian kerja
Berlangsung dalam organisasi
Adanya tujuan

4. Kesamaan Sarana (tools)
Baik administrasi maupun manajemen keduanya menggunakan sarana seperti orang, metode, uang, peralatan, mesin, serta organisasi sebagai wadah berlangsungnya kegiatan.
5. Kesamaan fungsi
Administrasi dan manajemen dalam mencapai tujuan berlangsung dalam proses kegiatan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi seperti: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan.
Meskipun terdapat kesamaan konsep diantara keduanya, akan tetapi keduanya mempunyai perbedaan tugas dan fungsi di dalam organisai. Administrasi mempunyai tugas dan fungsi yang lebih luas dari pada manajemen, yakni menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai organisasi, dan menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi. Sedang manajemen melakukan semua kegiatan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapka pada tingkat administrasi. Pandangan yang demikian ini di anut oleh orang-orang akademis. Bagi orang-orang praktisi, banyak yang melihat keduanya sama–sama diguanakan dalam organisasi, dimana istilah administrasi lebih luas dipakai dalam aktivitas-aktivitas oraganisasi non provit seperti organisasi pemerintahan, organisasi sosial. Sedang istilah manajemen banyak dipakai oleh organisasi profit atau pada organisasi-organisasi perusahaan.

D. Kreteria Pokok Ilmu Administrasi dan Manajemen

Efisiensi dan efektivitas merupakan konsep administrasi dan manajemen yang perlu mendapat perhatian dalam setiap usaha kerjasama manusia. Kedua konsep ini merupakan indikator penting yang digunakan untuk menilai keberhasilan administrasi dan manajemen. Di samping itu, rasionalitas juga merupakan indikator penting lainnya, karena rasionalitas menentukan apakah keberadaan sesuatu itu dapat diterima oleh akal sehat atau tidak, atau apaka logis atau tidak.

Seperti diketahui bahwa setiap organisasi mempunyai tujuan tertentu yang inging dicapai. Pencapaian tujuan itu, tentu tidak asal tercapai melainkan harus ada ukuran-ukuran yang dijadikan patokan untuk dapat dinilai berhasil atau tidak. Di dalam administrasi dan manajemen ukuran-ukuran yang dijadikan sebagai patokan keberhasilan pencapaian tujuan adalah rasionalitas, efisiensi, dan efektivitas.

Ketiga kreteria tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Rasionalitas.
Istilah rasionalitas dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia diartikan sebagai pendapat yang berdasarkan pemikiran yang bersistem dan logis atau bedasarkan pemikiran-pemikiran dan pertimbangan yang cocok dengan akal. Kalau pengertian yang demikian itu dibawah kepada kegiatan-kegiatan administrasi, maka kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen yang rasional itu ialah yang dapat diterima oleh akal sehat, atrau yang logis. Misalnya,adanya kegiatan-kegiatan administrasi atau manajemen yang dilandasi pembagian kerja yang sistematis atau teratur, tidak tumpang tindih.

2. Efisiensi.
Efisiensi menurut H. Emerson dalam Handayaningrat (1982) adalah perbandingan yang terbaik antara input dan output, antara keuntungan dan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yanfg dipergunakan), seperti halnya juga hasil maksimum yang dicapai dengan penggunaan sumber-sumber yang terbatas.

Untuk dapat mengadakan pengukuran efisiensi, terlebih dahulu perlu diketahui ruang lingkup istilah input dan output itu. Input sebagaimana dikemukakan oleh Handayaningrat (1982), ialah semua sumber (resources), berupa sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses produksi barang dan jasa. Sarana atau sumber-sumber meliputi : tenaga kerja (nan), biaya (money), bahan-bahan pokok (materials), peralatan atau mesin) (machine, cara kerja (methods), pemasaran atau pelayanan (market atau service), termasuk di dalamnya waktu (time). Dan input lainnya ialah prasarana, misalnya: gedung, pabrik, gudang, alat transport dan sebagainya.

Sedang, output di dalam proses produksi adalah hasil prodeksi berupa barang dan jasa.
Dari penjelasan seperti di atas Handayaningrat membuat suatu rumusan tentang efisiensi seperti di bawah ini untuk mempermudah mengingatnya.
Input > Output = Tidak efisien
Output > Input = Efisien

Pendapat lain tentang efisiensi ialah yang dikemukakan oleh Arifin Abdulrachman. Beliau melihat efisiensi sebagai ukuran antara rencana dengan hasil. Apabila hasilnya lebih dari rencana dengan daya dan dana sama dengan rencana, maka itu adalah efisien. Juga efisien apabila hasilnya sama dengan rencana, sedangkan daya dan dana yang digunakan adalah kurang dari rencana. Sebaliknya, adalah in-efisiensi apabila hasilnya kurang dari rencana sedang daya dan dana yang dikeluarkan sesuai dengan rencana. Atau hasilnya sama dengan rencna, dengan penggunaan daya dan dana lebih dari rencana. Untuk mempermudah mengingatnya rumusan di atas dapat ditulis dalam bentuk symbol sebagai berikut :

Efisien jika, H > R dengan Dy & Dn = R
Efisien jika, H = R dengan Dy & Dn < R InEfisien jika, H < R dengan Dy & Dn = R In Efisien jika, H = R dengan Dy &Dn > R

Keterangan: H = Hasil
R = Rencana
Dy = Daya
Dn = Dana

Abdulrachman mengingatkan bahwa efisiensi perlu dikaitkan dengan rasa kepuasan baik dari manajemen maupun para pelaksana karena justru dengan adanya kepuasan ini kegiatan manajemen dapat diteruskan. Efisiensi yang tidak memperhatikan faktor kepuasan dinamakan efisiensi ekonomis, sedangkan efisiensi yang disertai dengan rasa kepuasan dari manusia yang terkait dalam manajemen dinamakan efisiensi manajemen atau efisiensi manajerial.

3. Efektivitas.
Menurut H. Emerson ,” efektivitas ialah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Handyaningrat, 1982). Sedang, menurut Arifin Abdulrachman, efektif adalah mendapat hasil kerja sesuai yang telah direncanakan.

KLIK 2X link download agar link download tidak error/404.

Makalah Ilmu Administrasi